Pengenalan Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS)

Pengenalan Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS)

Apa yang dimaksudkan Human Resources Information System (HRIS) ?

Pada dewasa itu dunia semakin mengejar maklumat. Dengan adanya maklumat membuatkan seseorang individu itu lebih maju dan berdaya saing. Begitu juga di dalam organisasi, dengan adanya system maklumat membolehkan organisasi tersebut mendapat maklumat yang tepat dan terkini. Di dalam Jabatan Sumber Manusia memerlukan sistem yang dikenali sebagai Human Resources Information Sistem (HRIS) atau Sistem Maklumat Sumber Manusia adalah satu sistem solusi online untuk memasukkan data dan informasi. Oleh itu adalah sewajarnya organisasi yang besar perlu memiliki Sistem Maklumat Sumber Manusia (Human Resource Information System) atau HRIS .

Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS) merupakan sebuah bentuk pertemuan antara bidang ilmu sumber manusia dan teknologi maklumat. Sistem ini juga menggabungkan  suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi maklumat. Terdapat tiga perkara utama didalam sistem maklumat. Diantaranya ialah:-

1.    Sistem yang mengumpulkan dan mengurus data yang menerangkan sumber manusia

2.    Sistem yang berfungsi sebagai media untuk transformasi data kepada maklumat dan kemudian melaporkan kepada pengguna

3.    Menyokong fungsi bahgian yang membantu dalam mendapatkan personel baru, persiapan personel melakukan tugasnya dan mengendalikan rekod yang banyak berkaitan pekerja baru dan pekerja lama.

Sistem maklumat mempunyai tiga aktiviti yang penting, dikenali sebagai kemasukan (input), pemprosesan dan keluaran (output). Ketiga-tiga aktiviti ini berfungsi untuk menghasilkan maklumat yang diperlukan dalam mengawal operasi, membuat keputusan menganalisa masalah dan mencipta produk atau perkhidmatan yang baru. Manakala kemasukan (input) ialah pengumpulan data-data asal yang diperolehi dari dalam dan luar organisasi. Kemudian pemprosesan merupakan proses penukaran data kepada suatu bentuk yang lebih bermakna. Keluaran (output) pula ialah penghantaran maklumat yang telah siap diproses kepada manusia atau aktiviti-aktiviti di mana maklumat ini akan digunakan. Sistem maklumat juga memerlukan maklum balas di mana keluaran (0utput) akan dihantar kembali kepada ahli-ahli organisasi yang tertentu untuk membantu mereka menilai serta membuat pembetulan pada peringkat kemasukan (input)..

Sistem Maklumat Sumber Manusia ( HRIS ) menyediakan keseluruhan:

1. Maklumat pengurusan semua pekerja
2. Laporan dan Analisis Informasi Pekerja
3. Dokumen berkaitan organisasi seperti buku pegangan pekerja, prosedur evakuasi kecemasan dan peraturan keselamatan
4. Kelebihan pentadbiran termasuk Pendaftaran, Perubahan Status dan Maklumat Informasi Peribadi.
5. Integrasi lengkap dengan pengajian dan perisian kewangan syarikat dan sistem perakaunan.

Sistem HRIS yang efektif memberikan informasi tentang apa saja yang diperlukan oleh organisasi untuk menganalisis tentang pekerja dan bekas pekerja. Oleh itu adalah sewajarnya organisasi perlu memilih Sistem Informasi Sumber Manusia dan menyesuaikannya untuk memenuhi keperluan dan kehendak organisasi tersebut..

Dengan adanya sistem HRIS yang tepat, staf Sumber Manusia memerlukan pekerja untuk melakukan maklumat terkini sendiri bagi mendapat manfaat perubahan alamat dan status, sehingga membebaskan staff HR untuk melakukan fungsi-fungsi yang lebih strategik. Selain itu, data yang diperlukan untuk pekerja ialah pengembangan pengetahuan, pertumbuhan karier dan pengembangan kerjaya,

Akhir sekali, Sistem Maklumat Sumber Manusia sangat penting kepada setiap organisasi.  Pengurus dapat mengakses informasi yang mereka perlukan secara perundangan dan efektif untuk menghasilakan laopran yang lengkap dan terkini.Akhir sekali dapatlah dirumuskan bahwa dengan adanya Human Resources Information System (HRIS) atau Sistem Informasi Sumber Manusia dapat membantu organisasi terutamanya di Jabatan Sumber Manusia untuk mendapatkan segala maklumat tentang pekerja. Dengan adanya Sistem Maklumat Sumber Manusia kita tidak perlu bersusah payah menggunakan borang untuk menghantar maklumat. Wassalam.

Bahan Rujukan :

1.      http://hrisproint.wordpress.com/2011/08/22/apa-itu-hris-human-resources-information-system/

2.      E.W.T. Ngai and F.K.T. Wat (2006). Human Resource Information Systems